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Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 1.0 · Vigente desde el 27 de octubre de 2026

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen, Aseurban Group adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, que regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales que recibe de sus clientes, usuarios, empleados, proveedores y demás titulares.

1. Responsable del tratamiento

  • Razón social: Aseurban Group
  • Domicilio: Pereira, Risaralda, Colombia
  • Dirección Pereira: Calle 20 No. 5-23, Oficina 23, 2.º piso
  • Dirección Bogotá: Transversal 24 # 53D-51, Barrio Galerías, piso 2, Bogotá D.C.
  • Correo electrónico: comercial@aseurbangroup.com.co
  • Teléfonos: Pereira (606) 315 9448 · Bogotá 322 787 4539 · WhatsApp 319 545 0504
  • Sitio web: aseurbangroup.com.co

2. Definiciones

  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
  • Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos a la salud.
  • Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
  • Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia y transmisión: envío de datos personales a un receptor que es responsable (transferencia) o encargado (transmisión) del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

3. Principios

Aseurban Group aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

4. Datos que tratamos y cómo los recibimos

Recibimos datos personales a través del formulario de contacto del sitio web, WhatsApp, llamadas telefónicas, correo electrónico, redes sociales y la atención presencial en nuestras oficinas. Según el servicio solicitado, podemos tratar:

  • Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, teléfono, correo electrónico y dirección.
  • Información laboral y empresarial: empleador, cargo, salario o ingreso base de cotización, RUT, cámara de comercio y datos de los trabajadores que una empresa nos encarga afiliar o liquidar.
  • Información de seguridad social: afiliaciones a EPS, fondos de pensiones, ARL y cajas de compensación, planillas de pago (PILA), novedades, estados de cartera y certificaciones bancarias.
  • Información de beneficiarios: datos de cónyuges, hijos u otros beneficiarios que el titular inscribe en el sistema de seguridad social.
  • Datos sensibles: información de salud necesaria para trámites como el cobro de incapacidades, por ejemplo historias clínicas y certificados de incapacidad.
  • Navegación: el sitio web registra estadísticas de visitas (páginas vistas, tipo de dispositivo, país y sitio de procedencia) sin usar cookies de terceros ni identificar a la persona.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para:

  1. Responder solicitudes de información y cotizaciones recibidas por el sitio web, WhatsApp, teléfono, correo o redes sociales.
  2. Prestar los servicios contratados: afiliaciones al sistema de seguridad social, liquidación y pago de planillas, cobro de incapacidades, normalización de cartera, nómina, contratos laborales, reglamentos internos y seguridad industrial.
  3. Realizar ante EPS, fondos de pensiones, ARL, cajas de compensación, operadores de información y demás entidades los trámites que el titular o su empleador nos encarguen.
  4. Gestionar la relación contractual, la facturación, los pagos y la cartera.
  5. Enviar información sobre el estado de los trámites, recordatorios de pago, cambios normativos e información de nuestros servicios. El titular puede pedir en cualquier momento que no se le envíe información comercial.
  6. Atender peticiones, consultas, quejas y reclamos, y medir la calidad del servicio.
  7. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes.
  8. Mantener la seguridad del sitio web y elaborar estadísticas de visitas que no identifican a las personas.

6. Datos sensibles

Los datos relativos a la salud solo se tratan cuando son necesarios para el trámite solicitado y con la autorización explícita del titular. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. El acceso a esta información se limita al personal que adelanta el trámite.

7. Datos de niños, niñas y adolescentes

Los datos de menores de edad se tratan únicamente para inscribirlos como beneficiarios en el sistema de seguridad social, a solicitud y con la autorización de su representante legal, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

8. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
  3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Aseurban Group.
  5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

9. Autorización

Aseurban Group solicita la autorización del titular de manera previa, expresa e informada, por escrito, de forma oral, o mediante conductas inequívocas, como marcar la casilla de aceptación del formulario de contacto o escribirnos por WhatsApp después de conocer esta política. La autorización se conserva para consultas posteriores. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

10. Área responsable de atender consultas y reclamos

El área de Servicio al Cliente de Aseurban Group atiende las solicitudes de los titulares por medio del correo comercial@aseurbangroup.com.co, en las direcciones de Pereira y Bogotá indicadas arriba, o por los teléfonos de la sección 1. Las solicitudes pueden presentarlas el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, acreditando su identidad.

11. Procedimiento para consultas

Las consultas sobre los datos personales que reposan en nuestras bases de datos se responden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible responder en ese plazo, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. Procedimiento para reclamos

Quien considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o advierta un incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo que contenga: identificación del titular, descripción de los hechos, dirección de contacto y los documentos que quiera hacer valer.

  • Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que lo complete, se entenderá que ha desistido.
  • Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles.
  • El reclamo se resolverá en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible hacerlo en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. Transmisión y transferencia de datos

Para prestar los servicios, Aseurban Group comparte los datos necesarios con las entidades del sistema de seguridad social (EPS, fondos de pensiones, ARL y cajas de compensación familiar), con operadores de información para el pago de planillas y con entidades públicas cuando la ley lo exija. También usa proveedores tecnológicos, como el alojamiento del sitio web, el correo electrónico y WhatsApp, que pueden tener servidores fuera de Colombia y actúan como encargados del tratamiento bajo condiciones de seguridad y confidencialidad. Aseurban Group no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales.

14. Seguridad de la información

Aseurban Group aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas el acceso restringido al personal autorizado, la conexión cifrada (HTTPS) del sitio web y el control de accesos a sus sistemas.

15. Vigencia

Esta política rige desde el 27 de octubre de 2026. Los datos personales se conservarán mientras sean necesarios para las finalidades descritas y durante los plazos que exijan las normas laborales, contables, tributarias y de seguridad social. Cualquier cambio sustancial se informará a los titulares por este mismo sitio web antes de su aplicación.